Data Certa

La data certa è lo strumento che consente di conoscere il giorno e l’orario in cui un documento è stato realizzato e sottoscritto. Può anche rappresentare una prova dell’esistenza di un documento prima di un fatto specifico. La data certa permette, dunque, di rendere il documento opponibile a terzi qualora si registrassero delle contestazioni, come nel caso di un contratto, di una scrittura privata, e così via.

Per attribuire una data certa a un documento sono diverse le strade che si possono seguire, come:

• l’autenticazione da parte di un pubblico ufficiale,
• la registrazione dell’atto in un pubblico ufficio,
• la redazione del documento in forma di atto pubblico,
• l’apposizione di una marca temporale o anche il ricorso alla PEC.

In passato il metodo più utilizzato e semplice per attribuire una data certa a un documento consisteva nel recarsi all’ufficio postale per l’apposizione di un timbro. In quel momento si dava così prova del giorno, del mese e dell’anno in cui quel documento era stato realizzato. "Si richiede l’apposizione del timbro postale per la data certa", era la formula presente sul frontespizio del documento. A partire, però, dal 2016 Poste Italiane non eroga più tale servizio.

L’alternativa è far ricorso alla raccomandata: il documento va piegato in tre parti, spillato ai lati e portato alle Poste per far apporre il bollo. Non va utilizzata la busta; il bollo adesivo va apposto direttamente sul documento. La raccomandata, inviata in questo modo, è un mezzo idoneo per attribuire una data certa opponibile ai terzi. Oggi si ricorre spesso anche alla registrazione del documento presso l’Agenzia delle Entrate o ci si rivolge a un notaio. Quest’ultimo appone timbro, firma e data.

Finora abbiamo visto quali sono le modalità per attribuire una data certa ai documenti cartacei, ora vediamo, invece, come funziona per i documenti informatici. In questi casi si può far ricorso a:

• marcatura temporale: il servizio consente di associare data e ora certe a un documento informatico;
• servizio Data certa digitale di Poste: il servizio è rivolto soprattutto a professionisti e a tutte quelle aziende, pubbliche e private, che hanno la necessità di associare un riferimento temporale certo ad un documento. Ciò avviene mediante l'apposizione della cosiddetta EPCM (Electronic Postal Certification Mark) al documento informatico;
• posta elettronica certificata (PEC): tipologia di posta elettronica che consente di dare a un messaggio lo stesso identico valore legale di una classica raccomandata con avviso di ricevimento.